Data pribadi menjadi salah satu aset paling berharga bagi banyak perusahaan. Dengan semakin meningkatnya penggunaan teknologi, volume data yang dikelola oleh bisnis dari berbagai sektor pun terus berkembang. Namun, seiring dengan bertambahnya jumlah data, risiko penyalahgunaan dan kebocoran data juga semakin meningkat. Hal ini memicu pemerintah di banyak negara, termasuk Indonesia, untuk memperkenalkan regulasi ketat terkait pengelolaan dan pelindungan data pribadi.
Indonesia telah mengesahkan Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), yang efektif pada 17 Oktober 2024. UU ini bertujuan untuk melindungi hak individu atas data pribadinya dan mendorong perusahaan untuk lebih bertanggung jawab dalam mengelola data pribadi. Bagi bisnis, UU ini membawa banyak perubahan signifikan dalam cara pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data pribadi pelanggan.
Lalu, apa yang harus dipersiapkan oleh setiap bisnis untuk memastikan mereka sesuai dengan ketentuan UU PDP? Artikel ini akan membahas langkah-langkah yang harus diambil oleh perusahaan untuk mematuhi undang-undang ini serta pentingnya mempersiapkan strategi yang tepat agar bisnis tetap beroperasi dengan lancar.
Langkah pertama yang harus dilakukan oleh setiap bisnis adalah memahami definisi data pribadi yang diatur dalam UU PDP. Data pribadi mencakup informasi yang dapat mengidentifikasi individu secara langsung maupun tidak langsung, seperti nama, alamat, nomor telepon, alamat email, data lokasi, serta informasi keuangan dan medis. Bahkan, data seperti IP address dan cookie yang dikumpulkan melalui penggunaan internet juga bisa termasuk dalam kategori data pribadi.
Pemahaman tentang apa yang dimaksud dengan data pribadi ini sangat penting agar perusahaan dapat mengidentifikasi data mana yang perlu dilindungi. Selain itu, perusahaan harus memahami ruang lingkup pengelolaan data yang diatur oleh UU PDP, termasuk bagaimana data tersebut dikumpulkan, digunakan, disimpan, dan dihapus.
Baca juga: UU PDP: Tinjauan dan Dampak bagi Perusahaan Pengendali Data
UU PDP mengharuskan perusahaan yang mengelola data pribadi dalam jumlah besar untuk menunjuk seorang Data Protection Officer (DPO). DPO bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pengolahan data di perusahaan tersebut sesuai dengan peraturan yang berlaku. Peran DPO mencakup memberikan saran terkait kepatuhan, melakukan audit internal, serta menjadi penghubung antara perusahaan dengan pihak pengawas pelindungan data (otoritas terkait).
Bagi perusahaan yang belum memiliki DPO, penting untuk mulai mempertimbangkan siapa yang akan mengisi posisi ini. DPO tidak harus berasal dari internal perusahaan; perusahaan juga bisa memanfaatkan layanan konsultan pelindungan data eksternal yang memiliki keahlian di bidang ini.
Kebijakan privasi adalah elemen krusial dalam pelindungan data pribadi. Perusahaan wajib menyusun kebijakan privasi yang transparan dan mudah dipahami oleh pelanggan. Kebijakan ini harus mencakup informasi mengenai jenis data yang dikumpulkan, tujuan pengumpulannya, bagaimana data tersebut disimpan, serta hak-hak individu terkait data mereka.
UU PDP mewajibkan perusahaan untuk memberikan pemberitahuan kepada subjek data sebelum mengumpulkan data mereka, serta mendapatkan persetujuan eksplisit dari mereka. Artinya, perusahaan tidak dapat lagi menggunakan praktik pengumpulan data yang tidak jelas atau menyesatkan.
Kebijakan privasi juga harus diperbarui secara berkala untuk mencerminkan perubahan dalam cara pengelolaan data di perusahaan. Setiap pembaruan harus diinformasikan kepada pelanggan dengan jelas.
UU PDP menekankan pentingnya langkah-langkah keamanan yang memadai untuk melindungi data pribadi dari akses tidak sah, peretasan, dan kebocoran. Perusahaan harus mengadopsi protokol keamanan yang kuat, termasuk enkripsi data, firewall, serta kontrol akses yang ketat untuk memastikan bahwa hanya individu yang berwenang yang dapat mengakses data pribadi.
Selain itu, perusahaan harus mempersiapkan prosedur tanggap darurat jika terjadi kebocoran data atau insiden keamanan. UU PDP mengharuskan perusahaan untuk segera melaporkan insiden tersebut kepada otoritas yang berwenang dan kepada individu yang terdampak. Prosedur tanggap darurat ini harus mencakup langkah-langkah mitigasi untuk meminimalkan dampak dari kebocoran tersebut.
Salah satu hal penting yang diatur dalam UU PDP adalah hak-hak individu atas data pribadi mereka. Subjek data memiliki hak untuk mengakses data pribadi mereka, hak untuk memperbaiki data yang salah, hak untuk meminta penghapusan data, serta hak untuk memindahkan data mereka ke pihak lain (portabilitas data).
Perusahaan harus mempersiapkan mekanisme untuk memfasilitasi permintaan subjek data terkait hak-hak tersebut. Setiap permintaan dari subjek data harus diproses dengan cepat dan transparan, serta disertai dengan pemberitahuan kepada mereka mengenai langkah-langkah yang telah diambil.
Selain itu, perusahaan harus memastikan bahwa pengumpulan dan pemrosesan data dilakukan secara sah dan sesuai dengan persetujuan yang diberikan oleh subjek data.
Untuk mematuhi UU PDP, perusahaan harus memiliki pemahaman yang jelas tentang seluruh data pribadi yang mereka kelola. Oleh karena itu, audit data secara berkala menjadi langkah penting untuk mengidentifikasi di mana dan bagaimana data pribadi disimpan, digunakan, dan dibagikan.
Selain audit data, perusahaan juga harus menyusun peta data (data mapping) yang mencakup seluruh aliran data pribadi di dalam organisasi. Peta ini membantu perusahaan memahami siklus hidup data, dari pengumpulan hingga penghapusan, serta memastikan bahwa setiap langkah pemrosesan data sesuai dengan peraturan UU PDP.
Dengan melakukan audit dan peta data, perusahaan dapat mendeteksi potensi celah keamanan atau ketidaksesuaian dengan peraturan, serta memperbaiki kebijakan pengelolaan data secara proaktif.
Banyak perusahaan di Indonesia yang memiliki pelanggan atau mitra bisnis internasional, sehingga sering kali data pribadi diproses atau dikirim ke luar negeri. UU PDP mengatur bahwa pemrosesan data pribadi di luar Indonesia harus dilakukan dengan mematuhi ketentuan pelindungan data yang sebanding dengan standar UU PDP.
Perusahaan yang terlibat dalam pemrosesan data internasional harus memastikan bahwa mereka memiliki mekanisme transfer data yang sah, misalnya melalui perjanjian pengolahan data antarnegara atau sertifikasi kepatuhan internasional. Tanpa mekanisme ini, perusahaan bisa berisiko melanggar aturan UU PDP dan dikenakan sanksi.
Sesuai dengan UU PDP, perusahaan harus mendapatkan persetujuan eksplisit dari individu sebelum mengumpulkan dan memproses data pribadi mereka. Persetujuan ini harus diberikan secara sadar dan bebas, dengan pemahaman yang jelas tentang bagaimana data akan digunakan.
Perusahaan tidak boleh lagi menggunakan taktik yang menyesatkan atau tersembunyi untuk mendapatkan persetujuan. Semua proses pengumpulan data harus jelas dan transparan, serta memberikan pilihan bagi individu untuk menolak atau menarik persetujuan mereka kapan saja.
Untuk mematuhi persyaratan ini, perusahaan harus memperbarui proses pengumpulan data mereka, baik di situs web, aplikasi, maupun dalam interaksi langsung dengan pelanggan.
Baca juga: Mitos dan Fakta tentang Pelindungan Data Pribadi yang Harus Anda Tahu
Dengan diberlakukannya UU Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) di Indonesia, setiap bisnis yang mengelola data pribadi harus bersiap untuk mematuhi regulasi ini. Mulai dari memahami definisi data pribadi, menunjuk DPO, menyusun kebijakan privasi yang jelas, hingga memastikan keamanan data dan hak-hak subjek data, setiap langkah harus diambil dengan serius untuk menghindari sanksi dan melindungi data pelanggan.
Kepatuhan terhadap UU PDP bukan hanya tentang menghindari denda, tetapi juga membangun kepercayaan pelanggan dan menjaga reputasi perusahaan di tengah lingkungan bisnis yang semakin digital. Bagi perusahaan yang siap dan proaktif dalam menyesuaikan diri dengan regulasi ini, UU PDP dapat menjadi peluang untuk memperkuat keamanan data, memperbaiki tata kelola, dan meningkatkan daya saing di pasar yang semakin sadar akan pentingnya pelindungan data.