Penggunaan teknologi dalam lingkungan kerja semakin tidak terhindarkan. Namun, tanpa pengawasan yang ketat, muncul fenomena shadow IT, yaitu penggunaan perangkat, aplikasi, atau layanan cloud yang tidak disetujui oleh tim IT perusahaan. Meskipun sering digunakan untuk meningkatkan produktivitas, shadow IT dapat menjadi celah besar bagi ancaman siber, terutama kebocoran data yang dapat berujung pada kerugian finansial, pelanggaran kepatuhan, hingga rusaknya reputasi perusahaan. Tanpa strategi mitigasi yang tepat, organisasi berisiko menghadapi serangan siber yang sulit terdeteksi, menjadikan shadow IT sebagai ancaman tersembunyi yang sering kali terabaikan.
Shadow IT adalah penggunaan perangkat lunak, layanan cloud, atau perangkat yang tidak mendapat izin dari tim IT perusahaan. Dalam dunia bisnis, fenomena ini terjadi ketika karyawan memilih solusi teknologi yang lebih praktis dibandingkan dengan sistem resmi perusahaan. Meskipun bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja, penggunaan teknologi di luar kendali IT dapat membawa risiko besar, seperti kebocoran data, pelanggaran kepatuhan, dan meningkatnya ancaman siber. Tanpa pengawasan yang tepat, organisasi dapat kehilangan kontrol terhadap informasi sensitif yang beredar di luar sistem yang telah ditetapkan.
Contoh umum dari shadow IT termasuk penggunaan aplikasi komunikasi seperti WhatsApp, Microsoft Teams, atau Slack untuk diskusi pekerjaan, penyimpanan dokumen di layanan cloud pribadi seperti Google Drive atau Dropbox, serta akses ke sistem perusahaan melalui perangkat pribadi tanpa izin resmi. Selain itu, banyak karyawan menginstal perangkat lunak produktivitas atau alat analitik tanpa melalui proses evaluasi keamanan yang ditetapkan perusahaan. Kebiasaan ini membuka celah bagi serangan siber, karena data sensitif bisa berpindah ke platform yang tidak memiliki perlindungan sesuai standar perusahaan.
Salah satu alasan utama karyawan beralih ke shadow IT adalah keterbatasan atau kurangnya fleksibilitas sistem internal perusahaan. Kebijakan keamanan yang ketat seringkali membatasi akses ke alat kerja yang lebih efisien, sehingga karyawan mencari solusi yang lebih mudah digunakan dan memiliki fitur yang lebih sesuai dengan kebutuhan mereka. Sayangnya, tanpa prosedur keamanan yang jelas, penggunaan teknologi tanpa persetujuan ini dapat menyebabkan kebocoran data yang sulit dideteksi, serta memperbesar risiko ancaman siber bagi perusahaan.
Baca juga: Enkripsi Data: Cara Kerja dan Keamanan yang Ditawarkannya
Shadow IT tidak hanya sekadar penggunaan aplikasi atau perangkat tanpa izin, tetapi juga celah besar dalam keamanan siber yang dapat dimanfaatkan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Karena tidak berada dalam pengawasan tim IT, shadow IT sering kali tidak memenuhi standar keamanan yang seharusnya diterapkan dalam organisasi. Hal ini membuka peluang bagi berbagai bentuk ancaman yang dapat menyebabkan kebocoran data. Berikut adalah beberapa cara bagaimana shadow IT berkontribusi terhadap risiko ini.
Aplikasi dan perangkat yang digunakan tanpa persetujuan IT sering kali tidak memiliki perlindungan yang memadai. Tanpa sistem keamanan yang terintegrasi, seperti autentikasi multi-faktor (MFA) atau enkripsi data, perangkat lunak ini menjadi titik lemah dalam sistem keamanan perusahaan. Karyawan yang menggunakan aplikasi tanpa pengawasan mungkin tidak menyadari bahwa data yang mereka unggah atau bagikan dapat dengan mudah diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
Banyak layanan cloud dan perangkat lunak yang memiliki pengaturan keamanan bawaan yang perlu dikonfigurasi secara manual. Sayangnya, karena shadow IT digunakan tanpa bimbingan tim IT, sering kali aplikasi ini dioperasikan dengan pengaturan default yang tidak optimal. Misalnya, folder dalam layanan cloud pribadi mungkin secara otomatis disetel ke “public,” sehingga memungkinkan akses tanpa batas. Kesalahan konfigurasi seperti ini sering kali menjadi penyebab utama kebocoran data yang tidak disengaja.
Ketika karyawan menggunakan layanan pihak ketiga tanpa enkripsi yang memadai atau di luar kebijakan keamanan perusahaan, data sensitif menjadi lebih rentan terhadap pencurian atau penyalahgunaan. Informasi penting seperti data pelanggan, keuangan perusahaan, atau strategi bisnis dapat secara tidak sengaja tersimpan di layanan yang tidak memiliki perlindungan keamanan yang sesuai, sehingga memperbesar risiko kebocoran data.
Salah satu bahaya terbesar dari shadow IT adalah kemudahan bagi peretas untuk mengeksploitasi aplikasi atau layanan yang tidak diawasi. Perangkat lunak yang tidak diperbarui secara berkala atau tidak memiliki sistem deteksi ancaman dapat menjadi pintu masuk bagi malware, phishing, atau ransomware. Tanpa pemantauan dari tim keamanan IT, ancaman ini sering kali tidak terdeteksi hingga serangan sudah terjadi dan menyebabkan dampak besar bagi perusahaan.
Dengan semakin meningkatnya ketergantungan terhadap teknologi dalam operasional bisnis, shadow IT dapat menjadi ancaman tersembunyi yang berisiko tinggi jika tidak ditangani dengan serius. Tanpa pengawasan yang memadai, perusahaan tidak hanya menghadapi kebocoran data, tetapi juga konsekuensi hukum dan kehilangan kepercayaan pelanggan. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk memiliki strategi mitigasi yang kuat guna mencegah risiko yang ditimbulkan oleh penggunaan teknologi di luar kontrol IT.
Shadow IT mungkin terlihat sebagai solusi praktis bagi karyawan yang ingin bekerja lebih efisien, tetapi risiko keamanannya jauh lebih besar daripada manfaatnya. Karena tidak berada di bawah pengawasan tim IT, aplikasi dan perangkat yang tidak resmi sering kali tidak memenuhi standar keamanan perusahaan. Hal ini dapat membuka celah bagi berbagai ancaman, salah satunya adalah kebocoran data. Ketika informasi sensitif bocor, dampaknya bisa sangat serius bagi perusahaan, baik dari segi finansial, kepatuhan, maupun kepercayaan pelanggan. Berikut adalah beberapa konsekuensi utama yang dapat ditimbulkan oleh kebocoran data akibat shadow IT.
Kebocoran data tidak hanya menyebabkan hilangnya informasi penting, tetapi juga membawa dampak finansial yang besar. Perusahaan harus mengeluarkan biaya tinggi untuk memulihkan data, memperbaiki sistem keamanan, serta membayar denda akibat pelanggaran regulasi seperti Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), General Data Protection Regulation (GDPR), dan ISO 27001. Selain itu, serangan siber yang mengeksploitasi shadow IT, seperti ransomware, dapat memaksa perusahaan membayar tebusan dalam jumlah besar atau menghadapi downtime operasional yang merugikan.
Kepercayaan pelanggan dan mitra bisnis merupakan aset berharga bagi perusahaan. Jika terjadi kebocoran data akibat penggunaan shadow IT, reputasi perusahaan bisa mengalami penurunan drastis. Pelanggan yang merasa datanya tidak aman mungkin beralih ke kompetitor yang menawarkan perlindungan lebih baik. Selain itu, perusahaan yang pernah mengalami insiden kebocoran data sering kali menghadapi kesulitan dalam menarik investor atau mendapatkan proyek bisnis baru, karena dianggap tidak memiliki sistem keamanan yang andal.
Banyak organisasi harus mematuhi berbagai peraturan keamanan data dan perlindungan informasi pribadi. Namun, penggunaan shadow IT dapat menyebabkan perusahaan tidak mematuhi standar tersebut tanpa disadari. Ketika data disimpan atau diproses melalui layanan pihak ketiga yang tidak memiliki sertifikasi kepatuhan, perusahaan dapat dianggap melanggar aturan yang berlaku. Hal ini dapat berujung pada sanksi hukum, investigasi oleh regulator, dan bahkan pencabutan izin usaha dalam kasus yang lebih parah.
Shadow IT tidak hanya memberikan peluang bagi ancaman eksternal, tetapi juga meningkatkan risiko ancaman dari dalam perusahaan. Karyawan yang menggunakan aplikasi tidak resmi mungkin secara tidak sengaja membocorkan data penting, baik melalui layanan cloud yang tidak aman atau melalui perangkat pribadi yang terinfeksi malware. Lebih buruk lagi, ada kemungkinan penyalahgunaan data oleh karyawan yang tidak memiliki niat baik, seperti mencuri informasi perusahaan untuk kepentingan pribadi atau menjual data kepada pihak ketiga.
Dengan begitu banyaknya risiko yang ditimbulkan, kebocoran data akibat shadow IT bukanlah sesuatu yang bisa dianggap sepele. Perusahaan harus lebih proaktif dalam mengawasi dan mengelola teknologi yang digunakan oleh karyawannya. Selain menetapkan kebijakan yang jelas, perusahaan juga perlu membangun kesadaran keamanan siber agar seluruh tim memahami pentingnya menggunakan teknologi yang aman dan sesuai dengan kebijakan IT.
Shadow IT bisa menjadi ancaman besar bagi keamanan data perusahaan jika tidak dikendalikan dengan baik. Tanpa pengawasan yang tepat, informasi sensitif dapat tersebar melalui aplikasi yang tidak aman, perangkat pribadi, atau layanan cloud yang tidak memenuhi standar keamanan. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan harus mengambil langkah-langkah proaktif guna meminimalkan risiko yang ditimbulkan oleh shadow IT. Berikut adalah beberapa strategi efektif untuk mencegah kebocoran data akibat shadow IT.
Salah satu faktor utama yang menyebabkan shadow IT berkembang adalah kurangnya pemahaman karyawan tentang risiko yang ditimbulkan. Oleh karena itu, pelatihan security awareness menjadi langkah pertama yang penting. Karyawan harus diberikan pemahaman mengenai bahaya menggunakan aplikasi tanpa izin dan bagaimana tindakan tersebut dapat membahayakan keamanan data perusahaan. Selain itu, membangun budaya keamanan siber dalam organisasi sangat diperlukan agar setiap individu memiliki kesadaran untuk menggunakan teknologi dengan cara yang aman dan sesuai kebijakan IT perusahaan.
Untuk mencegah penggunaan teknologi di luar kendali IT, perusahaan harus memiliki kebijakan penggunaan perangkat dan aplikasi yang jelas. Aturan ini mencakup pembatasan terhadap penggunaan layanan pihak ketiga tanpa persetujuan tim IT serta regulasi terkait perangkat pribadi yang digunakan untuk bekerja. Dengan kebijakan yang tegas, karyawan akan lebih berhati-hati dalam memilih aplikasi dan layanan yang mereka gunakan, sehingga risiko kebocoran data dapat diminimalkan.
Perusahaan juga perlu memanfaatkan teknologi untuk mendeteksi dan mengelola shadow IT. Salah satu solusinya adalah penerapan Cloud Access Security Broker (CASB), yang dapat membantu tim IT memantau dan mengontrol aktivitas cloud yang tidak terdeteksi. Selain itu, Security Information and Event Management (SIEM) juga bisa digunakan untuk menganalisis anomali dalam penggunaan data dan mendeteksi aktivitas mencurigakan yang berpotensi mengancam keamanan informasi perusahaan.
Menerapkan pendekatan keamanan berbasis Zero Trust dapat membantu memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses data sensitif. Dengan sistem ini, setiap permintaan akses akan diverifikasi secara ketat sebelum diberikan izin. Selain itu, enkripsi data harus diterapkan agar informasi yang tersimpan atau ditransmisikan tetap aman, bahkan jika data tersebut jatuh ke tangan yang tidak berwenang. Dengan kombinasi strategi ini, risiko kebocoran data akibat shadow IT dapat dikurangi secara signifikan.
Pencegahan yang efektif tidak hanya bergantung pada kebijakan dan teknologi, tetapi juga pada monitoring dan audit yang dilakukan secara rutin. Dengan melakukan audit terhadap perangkat dan aplikasi yang digunakan dalam perusahaan, tim IT dapat mengidentifikasi potensi shadow IT lebih awal sebelum menjadi ancaman serius. Selain itu, threat intelligence dapat digunakan untuk mendeteksi ancaman baru yang berkembang dan memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki perlindungan yang memadai terhadap risiko kebocoran data.
Mencegah shadow IT bukan hanya tentang membatasi penggunaan teknologi, tetapi lebih kepada menciptakan keseimbangan antara fleksibilitas kerja dan keamanan data. Dengan kombinasi edukasi, kebijakan ketat, teknologi deteksi, serta monitoring yang berkelanjutan, perusahaan dapat mengurangi risiko kebocoran data dan memastikan bahwa semua informasi penting tetap aman dalam ekosistem IT yang terkontrol.
Fenomena shadow IT semakin menjadi ancaman bagi keamanan siber perusahaan, terutama dengan maraknya penggunaan alat berbasis AI generatif tanpa pengawasan. Sebuah studi dari LapisanX mengungkapkan bahwa 6% karyawan pernah menyalin dan menempelkan informasi sensitif ke dalam alat AI, dengan 4% di antaranya melakukannya setiap minggu. Tanpa kebijakan yang jelas, data perusahaan bisa dengan mudah terekspos ke platform pihak ketiga yang tidak memiliki perlindungan keamanan yang sesuai. Hal ini menunjukkan bahwa kurangnya kontrol atas teknologi yang digunakan karyawan dapat meningkatkan risiko kebocoran data secara signifikan.
Laporan lain dari Infosecurity Magazine menyebutkan bahwa 85% organisasi global mengalami insiden siber, dengan 11% di antaranya terkait langsung dengan penggunaan shadow IT. Aplikasi dan layanan yang digunakan tanpa izin perusahaan sering kali tidak memenuhi standar keamanan yang ditetapkan, sehingga memudahkan peretas mengeksploitasi celah yang ada. Tanpa pemantauan yang memadai, organisasi berisiko mengalami kebocoran data yang dapat berujung pada kerugian finansial, pelanggaran regulasi, serta hilangnya kepercayaan pelanggan.
Untuk mengatasi ancaman ini, perusahaan harus lebih proaktif dalam mengelola risiko shadow IT. Beberapa langkah yang bisa diterapkan termasuk mengedukasi karyawan tentang bahaya shadow IT, memperkuat kebijakan IT terkait penggunaan aplikasi dan perangkat, serta menerapkan teknologi seperti Cloud Access Security Broker (CASB) untuk mendeteksi aktivitas tidak sah. Selain itu, pendekatan Zero Trust dan enkripsi data dapat membantu membatasi akses hanya kepada pihak yang berwenang. Dengan audit rutin dan pemantauan yang lebih ketat, organisasi dapat mengidentifikasi serta mengatasi risiko sebelum berkembang menjadi insiden kebocoran data yang lebih besar.
Baca juga: Cara Mudah Cek Kebocoran Data Perusahaan dengan Layanan Keamanan Siber
Shadow IT merupakan ancaman tersembunyi yang dapat menyebabkan kebocoran data dan risiko keamanan siber jika tidak ditangani dengan baik. Tanpa pengawasan yang tepat, aplikasi dan perangkat yang tidak terdaftar bisa menjadi celah bagi serangan siber, pelanggaran kepatuhan, dan kehilangan data sensitif. Oleh karena itu, perusahaan harus lebih proaktif dalam mengidentifikasi dan mengelola penggunaan teknologi di luar sistem resmi. Dengan menerapkan kebijakan yang ketat, memanfaatkan solusi keamanan modern, serta membangun budaya kesadaran siber, risiko akibat shadow IT dapat diminimalkan. Kolaborasi antara tim IT, manajemen, dan seluruh karyawan menjadi kunci utama dalam memastikan keamanan informasi tetap terjaga dan operasional bisnis berjalan dengan lancar.